Cuándo empezamos a preparar la boda, en ocasiones surge la incertidumbre de si podremos costearla, de si tendremos dificultades a la hora de afrontar los gastos que ésta genere. Sin embargo, si manejas la hoja de cálculo con arte (y no es tan difícil) podrás disfrutar de todos los preparativos, incluidos los relativos a los números. Presupuesta tu boda inteligentemente y relájate, solo es cuestión de tener claros los gastos y estimar las entradas posibles con varios escenarios.
Antes de ponerte a hacer un listado exhaustivo, divide los gastos en fijos y variables.
Los gastos fijos:
son aquellos que son independientes del número de personas que van a asistir al evento. Por ejemplo el vestido de novia, traje del novio, fotógrafo, decoración floral para la ceremonia y coches de los novios…
Los gastos variables:
son los que sí dependen del número de invitados. Aquí tendrías la copa de bienvenida, menú, barra libre, detalles para regalar a los invitados, y si alquilas un lugar para traer un catering, el precio del lugar en el caso de que se cobre por persona (si el precio es cerrado independientemente del número de invitados, entonces este coste iría con los gastos fijos de la boda).
Una vez tengas claros qué gastos van en cada categoría, haz un listado de los mismos y, junto a cada casilla de la hoja de excel, escribe el precio que estimas que vas a pagar o, en el caso de que ya lo sepas, el que sabes que vas a desembolsar (por ejemplo, si no sé cuánto me va a costar el vestido pero creo que rondará en torno a los 2000€, escribo este importe; si por el contrario ya lo he elegido y sé exactamente hasta el último céntimo de su coste, entonces anoto la cantidad exacta, ej.2150 €).
Antes de nada, por si no estás muy acostumbrado/a a trabajar con excel, échale un vistazo a este tutorial. Lo bueno que tiene la hoja de excel es que tú haces una estimación provisional y conforme vas teniendo datos reales puedes ir introduciéndolos en la hoja y todos los cálculos de suma, gasto medio por invitado, etc, se van actualizando automáticamente. Pero bueno, vayamos poco a poco.
Una vez hayas incluido todos los gastos (vestidos, maquillaje, fotógrafo, DJ…) introduce debajo de la columna de números relativos a los precios, la suma de las celdas que los contienen: esto te dará el total de gastos tanto fijos como variables.
Aquí te pongo un ejemplo del listado (evidentemente depende del tipo de boda y vuestros intereses, pero nos sirve de punto de partida para arrancar con la estimación).
En este ejemplo, puedes ver que si sumas los gastos fijos y los variables, y divides el importe por el número de invitados que crees que van a venir (lo irás perfilando conforme tengas confirmaciones), obtienes el coste por invitado. Por ejemplo, en la hoja de excel puedes ver que para el menú 1 el precio medio es de 89 €, para el menú 2 es de 109€ y para el 3 es de 129€.
Los ingresos
Ahora vamos con una parte de la que no es nada elegante hablar, pero que necesitas tener en cuenta para rebajar tu tensión. Actualmente prácticamente el 90% de los invitados regalan a los novios dinero, bien porque ya tienen su casa montada y no tiene sentido una lista de bodas, o bien porque directamente se entiende que el regalo más útil es la aportación económica. Es incómodo hablar de ello, pero este blog es para ayudarte, y tenerlo en cuenta puede servirte en el caso de que andes ajustado de fondos o de que tu familia no pueda ayudarte con el pago del banquete y hagas tú frente a todos los gastos derivados del mismo.
En la hoja de excel, haz un cálculo del importe que crees que puedes recibir multiplicando el número de invitados por la cantidad media que se da en las bodas por persona. Si crees que hay mucha disparidad según los invitados sean familiares cercanos, amigos de tus padres, compañeros del trabajo o amigos de toda la vida, divídelos en categorías y número de personas y después haz cuentas de cuánto podría ser el importe total. Te puedes equivocar, por supuesto no eres adivino/a, pero también puedes plantear varios escenarios, desde muy conservador hasta super espléndido. En la siguiente imagen podéis ver una estimación en la que incluyo la participación de las padres (por ejemplo que cada pareja les de 3000 euros a sus hijos) y regalos que oscilan entre los 75 y los 150€. Me he basado en lo que se suele dar en bodas de tipo medio en las ciudades. Una amiga me comentaba el otro día que mucha gente en su pueblo da 50€, y también sabemos que todos los padres no pueden colaborar económicamente con la boda de sus hijos. Bueno, pues lo importante es saberlo para poder afilar la estimación y crear un escenario lo más conservador posible. Ya os digo que no podemos saber a ciencia cierta cuánto nos regalarán. Pero tener una idea en base a lo que se suele dar puede ser muy útil para saber cuánto tenemos que poner nosotros y tomar decisiones en cuanto a lo que podemos gastar y lo que no.
Después de esto solo tienes que restar a los ingresos los gastos previstos y verás el margen que tienes. Puede que quieras tocar algún elemento del presupuesto a partir de ahí (por ejemplo si ves que tienes margen como para gastar más en el vestido, o en los detalles, o quieres mejorar el menú… o por el contrario tienes que recortar algún capricho). Puedes también dividir los ingresos que estimas entre el número de invitados previstos y obtener el regalo medio por invitado (en este caso del ejemplo serían 32500 entre 252 = 128,96€)
Esto es todo con respecto al presupuesto, espero que os sea útil y si tenéis cualquier duda o comentario nada más que me lo hagáis llegar y estaré encantada de ayudaros. Bye novios!